Com a necessidade de um comércio exterior cada vez mais digital, as empresas do setor estão correndo para dinamizar as suas operações a fim também de ganhar vantagem competitiva e eficiência nos processos. Uma das tecnologias que têm ajudado nessa missão é o Cloud Computing.
O Cloud Computing, inclusive, embasa softwares avançados de gestão de empresas do comércio exterior. E é sobre esse recurso que vamos conversar melhor neste artigo.
Vamos lá?
O que é ERP na nuvem
Como bem sabemos, empresas de comércio exterior adotam o software de gestão integrada ERP para melhorar o gerenciamento estratégico de seus negócios, assim como para integrar e otimizar processos de diversas áreas do negócio.
Graças à transformação digital, esses sistemas têm evoluído, adicionando recursos como o cloud. Assim, o ERP na nuvem gerencia diversos setores e produz dados precisos, armazenando tudo isso na nuvem, de forma integrada.
Isso permite que todos os colaboradores (ou aqueles que tenham permissão) possam acessar os dados de qualquer lugar e dispositivo. Ou seja, não ficam atrelados a uma base de dados centralizada em uma instalação física interna da empresa.
Além de dinamizar o acesso, o ERP na nuvem oferece como vantagem a facilidade de migração. Enquanto o primeiro modelo carece de uma estrutura de TI para instalação e manutenção, o ERP em nuvem apresenta mais facilidade para instalar e manter, além de garantir mais segurança de dados.
Como funcionam as operações de comércio exterior na nuvem
Os processos de comércio exterior são rigorosos e detalhistas, como análise de documentos e produtos nos territórios aduaneiros, por isso, tomam boa parte do tempo de execução das operações.
Por conta disso, essas empresas estão sempre em busca de agilidade e organização de seus processos, com o objetivo de aperfeiçoar continuamente o trabalho e reduzir custos, e atravessar com tranquilidade as etapas mais burocráticas do ofício. Além de evitar atrasos por conta, por exemplo, de documentos pendentes ou embalagens fora do padrão, que é muito comum no Comex.
Ao encontro das necessidades de otimização desses processos, está o uso do software de gestão integrada ERP na nuvem nas diferentes etapas da importação ou exportação.
Este sistema tanto auxilia com a automação de algumas operações, como torna mais eficiente e produtiva a equipe do negócio. Essa pode se dedicar a funções mais analíticas e resolutivas, participando de forma mais consistente nas tomadas de decisão.
Assim, com dados integrados e acessíveis, os colaboradores e gestores da empresa podem gerir as operações do Comex de qualquer lugar. Isso facilita a resolução de demandas e encaminhamento de processos.
Por exemplo, havendo o diagnóstico de pendência de documento, autorização ou comprovante de pagamento de tarifa, pelo sistema em nuvem, o profissional pode acessar o banco de dados e enviar a quem solicitou, sem precisar se deslocar para a empresa.
Como o ERP em nuvem garante mais celeridade aos processos?
A agilidade das operações no Comex, garantida pelo ERP na nuvem, se dá pela composição de seu sistema. O software é composto em três partes principais, que possibilitam essa integração de dados e equipes.
Existe a parte da aplicação que consiste na porta de entrada dos dados. Ou seja, é a seção do software onde são depositadas todas as informações pertinentes às operações de Comex. Estes podem ser alimentados e visualizados por gestores e colaboradores.
Além da aplicação, o ERP em nuvem conta também com o banco de dados que reúne todos os dados coletados e informados pelos colaboradores. Esse espaço permite a produção de relatórios e análises das métricas que vão gerar insights para o negócio. Em resumo, os dados informados na aplicação ficam armazenados no banco de dados para uso posterior.
Por fim, o ERP em nuvem ainda pode contar com o framework. Uma camada personalizável para adaptar o software às demandas e necessidades da importadora ou exportadora. Por mais que atuem no mesmo segmento, cada empresa terá demandas distintas, sendo necessário ajustar o sistema para sua realidade, obtendo assim, melhores resultados.
Vantagens do ERP em nuvem
Explicado como o comex pode utilizar o software ERP na nuvem, vamos elencar as principais vantagens desse uso, em médio e longo prazo.
Custo-benefício – os softwares na nuvem tem um custo bem mais baixo se comparados a softwares locais.
Possibilidade de customização – como visto, softwares dessa natureza também podem ser adaptados às necessidades de cada empresa.
Escalabilidade – o tamanho do espaço em nuvem utilizado pode ser ajustado de acordo com as demandas de maior ou menor fluxo de remessas e despachos. Ou seja, a empresa paga pelo espaço que utilizar.
Mobilidade – como já mencionado, a empresa poderá acessar o software de qualquer lugar e em qualquer hora, sem necessidade de estar no escritório. Esse acesso pode ser feito por um aplicativo, por exemplo, desenvolvido para tal finalidade.
Gestão integrada – como resultado,essa tecnologia também possibilita que a empresa de exportação ou importação realize uma gestão integrada e tenha uma visualização geral de todos os setores da empresa: financeiro, jurídico, logística, entre outros.
Impactos de sistema ERP na nuvem para operações de comércio exterior
O sistema ERP em cloud oferece à empresa de comércio exterior diversas funcionalidades que vão impactar diretamente em suas operações, entregando as vantagens acima descritas. Entre as funcionalidades, destacamos:
Criação de Relatórios
Gera relatórios complexos e sofisticados sem assistência especializada, com base nas bibliotecas existentes de visões de negócios, moldadas para o usuário final, eliminando a complexidade técnica da modelagem do banco de dados.
Relatórios em Tempo Real
Obtém informações relacionadas às operações de comex em tempo real, sem precisar esperar por rotinas agendadas.
Paginação
Pode dividir automaticamente relatórios em páginas, conforme critério. Basta habilitar essa função no sistema.
Exportação em Diversos Formatos
Exporta dados para vários formatos (PDF, HTML, XML, RTF, Excel) , dando flexibilidade para trabalhar com os tipos de documento mais utilizados pela empresa.
Reuso
Cria novas extrações de dados (relatórios, gráficos e dashboards) a partir das já existentes. Com isso, ganha-se tempo para focar em atividades mais importantes.
Gráficos Self-Service
Facilita a análise de comportamentos e tendências através dos múltiplos tipos de gráficos disponíveis
Criação de Dashboards
Utiliza dashboards valiosos para monitorar os KPIs com precisão e outros dados relevantes ao negócio de forma bem simples e intuitiva.
Inteligência Acionável
Aprimora as tomadas de decisão por meio de visualização de dados e as possíveis interações como detalhamento, classificação, filtragem etc.
Biblioteca de Negócios
Aproveita a variedade de componentes como business views e relatórios prontos para uso, que vão facilitar o dia a dia da empresa.
Com essas funcionalidades, é possível ainda obter como resultado uma melhora significativa na gestão com maior rastreabilidade dos processos e previsibilidade de todas as etapas, com integração e consistência.
Além disso, é possível alcançar a compliance com a legislação aduaneira, bem como a conexão entre todas as partes envolvidas nos processos, de modo transparente e consolidação de todas as informações de forma prática.
5 dicas para migrar para o ERP da empresa de comex para nuvem
Migrar seu sistema de gestão para nuvem pode ser um pouco complexo se a equipe de TI não estiver preparada. Como vimos, a diferença entre um sistema local e um sistema em cloud computing vai significar mudanças estruturais na forma como a empresa lida com a gestão de seus sistemas e operações.
Em função disso, a sua equipe de TI pode apresentar algumas dificuldades e até se sentir insegura com a migração para a nuvem. O que fazer? Inicialmente, orientar a equipe sobre a necessidade da mudança e que a equipe precisa estar preparada para esse processo.
Além disso, seguem cinco dicas para ter em mente quando for realizar a migração da sua empresa e processos de comex para a nuvem.
O trabalho em nuvem é diferente do trabalho local
É preciso entender que o processo de adaptação pode levar certo tempo. Até que a equipe de TI e a própria empresa se ajustem e se familiarizem com as operações na nuvem, deve-se dar um tempo para essa adequação completa.
Outro ponto que precisa ser considerado é que nem todos os aplicativos e serviços locais são adaptados para a nuvem. Isso significa que alguns outros recursos deverão ser adquiridos para que as aplicações necessárias na rotina da empresa sejam rodadas na nuvem.
A capacidade de TI muda na nuvem
Geralmente, em um sistema local, as equipes de TI determinam a capacidade de TI a partir de um planejamento que se aplica ao sistema em nuvem. Ou seja, esse tipo de planejamento precisa ser refeito.
Em linhas gerais, no modelo tradicional, as equipes definem os requisitos de recursos para ajustá-los ao longo do tempo. Um modo que permitiu um crescimento linear e controlável.
A nuvem, porém, adiciona outros elementos que complexificam esse procedimento. Assim, o interessante é fazer a migração gradativa das aplicações, analisando as mudanças que elas necessitarão.
Gerenciamento de configuração de nuvem evita reformatações
Uma vantagem da nuvem que precisa ser compreendida pela equipe de TI durante a migração é que os principais provedores garantem seus próprios serviços de gerenciamento da configuração da nuvem, agregado a ferramentas mais populares.
Desse modo, a equipe pode trabalhar com ferramentas que tenham mais aptidão, em um modelo híbrido de implantação da nuvem. Por sua vez, isto dá mais celeridade e confiança da equipe de TI no processo.
Serviços de nuvem como AWS, por exemplo, funcionam com sistemas híbridos de implantação da nuvem.
Sistemas de automação locais precisam ser replanejados na nuvem
Esse fator se dá porque o sistema de cloud computing vai, automaticamente, realizar tarefas de forma automatizada. Assim, as empresas precisarão abrir mão de alguns serviços que usavam com o sistema local.
Importante ressaltar que com a nuvem, algumas ferramentas de automação não ficam sob o controle da equipe de TI, diferente das ferramentas localizadas em datacenters locais.
Com base no modelo de serviço de cloud, o empresário pode ajustar as estratégias de automação, sem dispensar as ferramentas locais de automação. Elas podem ser acionadas caso haja algum problema durante a migração.
O suporte da equipe de TI é ressignificado
Implica dizer que os provedores do sistema em nuvem assumem a responsabilidade da manutenção e atualização do sistema, com nenhuma intervenção da empresa e do setor de TI, especificamente.
Assim, com a nuvem a equipe de TI perde essa função operacional do suporte em si, mas passa a atuar como o mediador do suporte entre o provedor e a empresa.
A TI também passa a ter um papel mais analítico na gestão, ajudando a decidir, por exemplo, se é preciso adquirir mais largura de banda para suportar os aplicativos na nuvem.
Concluindo
Em resumo, percebemos como o ERP na nuvem é um software que pode trazer muitos benefícios às empresas de importação e exportação. Posto que esse sistema consegue dar mais celeridade à execução de tarefas, com a automação de algumas delas.
Além disso, permite que o gerenciamento seja integrado entre os setores e que os dados sejam acessados por gerentes e colaboradores em qualquer localidade.
Porém, para alcançar tais vantagens, é preciso preparar sua equipe de TI, especialmente, sobre a migração para um sistema em nuvem. Visto que a nuvem exige competências e habilidades um pouco diferentes das usuais.
Também vimos que algumas operações de TI tornam-se defasadas com a nuvem e outras precisam ser reelaboradas. Com todos esses elementos alinhados, a migração para a nuvem não será tão difícil nem tão demorada.
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